Stanley Martins Frasão*

En la calidad de consultor externo del Premio Innovare (el https://www.premioinnovare.com.br/, tiene por objetivo el desarrollo de proyectos para pesquisa y modernización de la Justicia Brasileña), en 2009, fui recibido por los autores de la Práctica, categoría Ministerio Público, SRU - Sistema de Registro Único, Jairo Cruz Moreira, Adilson de Oliveira Nascimento, Alexandre Carlos Botrel y Maria Cláudia Guatimosim Samarane.

El SRU – Sistema de Registro Único – es un sistema de gerencia de procesos y procedimientos adosados a la actuación del Ministerio Público del Estado de Minas Gerais, oficialmente en funcionamiento a partir de 15 de febrero de 2008, que tiene como objetivo proporcionar mayor celeridad en la actuación del MPMG, a través de un control efectivo de los trámites de las fechas y los respectivos plazos, además de la generación automatizada y siguiendo un patrón en diversos documentos. EL SRU es un sistema institucional, de uso perenne y obligatorio en todas las 295 Comarcas del Estado de Minas Gerais.

Vale informar los beneficios del SRU, pues en el primer año de utilización del Sistema se verificó una reducción en el tiempo medio de tramitación de los expedientes civiles y otras formas, del orden de un 18%, lo que representa un beneficio directo para la población, o sea, una pacificación social más célere.

El Sistema cuenta con un eficiente control de plazos que gerencia las prorrogaciones de los mismos, el cumplimiento de diligencias y las cláusulas de Términos de Ajustamiento de Conducta. Con ese control, el presidente del acto y los servidores que en él practican actos reciben relatos automatizados del vencimiento de los plazos, pudiendo concentrar sus esfuerzos en aquellos actos que necesiten una mayor atención.

Además, con la utilización del SRU, varias tareas que consumían mucho tiempo de los servidores y miembros fueron automatizadas, como la expedición de intimaciones y notificaciones, generación de términos procesales/ procedimientos, control de reserva física de los autos, sustitución de diversas comunicaciones interna corporis antes realizadas por medio de oficios, normalmente, encaminados por los correos por comunicaciones electrónicas automatizadas.

Otro beneficio que trajo mayor eficiencia fue dar un patrón a los trámites procesales por medio de la edición de actos normativos que disciplinan la utilización del Sistema y el "iter" de los procesos y procedimientos.

Con la implementación del SRU, la Institución ahora dispone de relatos estratégicos y estadísticos que dan una dirección a la Administración Superior, de forma objetiva, en la reserva de recursos humanos y materiales, así como en la definición de las políticas institucionales.

Fueron resueltos 11.096 procesos hasta agosto de 2009, presentando una conclusión, en media, de un 20% más célere.

El alcance territorial es el Estado de Minas Gerais, mas el SRU está siendo demandado para su utilización en otros Estados.

La población del Estado de Minas Gerais fue beneficiada, generando alcance social: (I) Celeridad - los procedimientos administrativos, en el primer año presentaron conclusión en media un 20% más célere; (II) Eficiencia – propicia efectivo control de resultados con la optimización de recursos; (III) Satisfacción del Usuario – Interfaz amigable, pantallas patrón y de fácil utilización; (IV) Creatividad – Pionero en Brasil en la gestión de los hechos relacionados a la actuación del Ministerio Público; (V) Calidad – Excelencia en la ejecución de los servicios, controles, procesos y alcance de resultados; (VI) Desburocratizo – Automación de tareas, con la eliminación de rutinas administrativas; y, (VII) Exportación – El sistema está siendo demandado para su utilización en otros estados. Su tecnología es de fácil incorporación.

El éxito de la implementación del SRU viene de varios factores, sobretodo de la filosofía adoptada de que no se debe imponer a los miembros y servidores un trabajo a más, sino la sustitución de rutinas repetitivas por la automación de esas tareas con ventajas. Además, quedó disponible la generación automatizada de un conjunto de documentos (oficios, portarías, capas de los autos, certificaciones, etc.) todo siguiendo un patrón, lo que dio mayor celeridad y confiabilidad en la realización de esas tareas.

La administración de los plazos de diligencias, de los términos de ajuste de conducta, de las recomendaciones y del andamiento de los hechos, permitió a los Promotores de Justicia y funcionarios un control efectivo de su tramitación. La adopción de esas medidas propició una reducción media de cinco meses en el tiempo de tramitación de los hechos, beneficiando la sociedad con una mayor celeridad en su tramitación.

Fue creado un Núcleo de Gerencia que cuenta con diversos canales de comunicación con los usuarios, inclusive una central de atención para dirimir dudas en la utilización del Sistema y también para recibir sugerencias de mejoras.

La implantación del SRU afectó la organización y los métodos de trabajo de miembros y servidores del Ministerio Público. A causa de eso, hubo una natural resistencia a su utilización. Como estrategia para vencer la aludida resistencia se realizó un largo programa de entrenamiento presencial, disponible a todos los miembros y funcionarios, en el cual se destacaron las innúmeras ventajas y contrapartidas de la utilización do SRU. Además, fue necesario aguardar la estructura del acceso a la Internet, por medio de proveedores de banda larga, en todas las 295 Comarcas del Estado, lo que ya constaba de planeamiento anterior de los Directivos de Informática de la Institución.

El SRU es administrado por un Equipo Multidisciplinar formado por miembros y servidores de la Institución.

La Comisión de Implementación, Expansión y Utilización del SRU es compuesta por dos miembros representando la Procuraduría-General de Justicia, un miembro representando la Co-regiduría-General del Ministerio Público, un servidor representante del Centro de Estudios y Perfeccionamiento Funcional – CEAF, además de dos servidores gerentes del Sistema. Todos fueron indicados por acto del Procurador-General de Justicia.

La Gerencia del SRU cuenta con dos gerentes. El Núcleo de Gerencia del SRU dispone, además, de una Central de Atención con dos servidores.

En una actuación sinérgica con los Directores de Informática existe un núcleo de desarrollo formado por cuatro analistas de sistemas con dedicación exclusiva al SRU.

Todos los integrantes del equipo fueron escogidos por su amplia experiencia en las respectivas áreas de actuación necesarias al desarrollo del Sistema. Además, parte del equipo viajó por todo el Estado llevando entrenamiento presencial a todos los miembros y servidores de la Institución, tanto en las alteraciones normativas pertinentes y sus implicaciones en el día a día de Promotores de Justicia y Servidores, cuanto en la efectiva utilización del Sistema.

El SRU – Sistema de Registro Único – ciertamente trae beneficios específicos que tornarán la Justicia más Rápida y Eficaz, debiendo ser copiado por los demás Estados de la Federación.
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* Socio de la firma Homero Costas Advogados